Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 10 oktober 2025

Docpod.nl (hierna: "Docpod", "wij", "ons") neemt jouw privacy zeer serieus. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

1. Wie zijn wij?

Docpod.nl
[Bedrijfsnaam]
[Adres]
[Postcode + Plaats]
KvK-nummer: [nummer]
E-mail: contact@docpod.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

Docpod verwerkt de volgende gegevens:

2.1 Early access e-maillijst (huidige fase)

• E-mailadres: om je op de hoogte te houden van de lancering
• Inschrijfdatum: om te weten wanneer je je hebt aangemeld

2.2 Documentconversie (toekomstige functionaliteit)

• Geüploade documenten: uitsluitend tijdens conversie naar audio
• Gegenereerde audiobestanden: uitsluitend tijdens verwerking
• E-mailadres: om het audiobestand naar je te versturen

⚠️ Belangrijk: Na succesvolle verzending worden jouw document, audiobestand en e-mailadres onomkeerbaar verwijderd. Wij bewaren niets.

2.3 Premium accounts (toekomstige functionaliteit)

• E-mailadres: voor login via magic link
• Facturatiegegevens: via Stripe (naam, adres, betaalgegevens)
• Abonnementsplan: om toegang te verlenen tot premium functies

Ook voor premium accounts geldt: documenten en audiobestanden worden nooit opgeslagen.

3. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Early access lijst

E-mailadressen op de early access lijst worden bewaard tot de lancering. Je kunt je op elk moment uitschrijven.

Documenten en audio

Maximale bewaartermijn: tijdens conversie (enkele minuten)

1. Je upload een document
2. Wij converteren het naar audio
3. Wij versturen het audiobestand per e-mail
4. Direct na verzending verwijderen wij: document, audio, e-mailadres

Premium accounts

Accountgegevens en facturatiegegevens worden bewaard zolang je een actief abonnement hebt, plus 7 jaar voor fiscale administratie.

4. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

• E-maillijst: om je te informeren over de lancering van Docpod
• Documentconversie: om jouw document om te zetten naar audio en naar je te versturen
• Premium accounts: voor authenticatie, abonnementsbeheer en facturatie

Wij gebruiken jouw gegevens nooit voor:

• Marketing naar derden
• Tracking of profilering
• Doorverkoop van gegevens
• Training van AI-modellen

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij werken met zorgvuldig geselecteerde partijen die ons helpen de dienst te leveren:

Huidige fase (early access)

• Supabase: opslag van e-mailadressen (EU servers)
• Vercel: hosting van de website (EU servers)

Toekomstige fase (conversie)

• OpenAI: text-to-speech conversie (API)
• Resend: versturen van audio per e-mail
• Stripe: betalingsverwerking voor premium accounts
• Clerk: authenticatie voor premium accounts

Al deze partijen zijn AVG-compliant en verwerken gegevens conform Europese wetgeving.

6. Worden gegevens buiten de EU verwerkt?

Onze hosting (Vercel) en database (Supabase) draaien op EU servers.

Voor text-to-speech gebruiken wij de OpenAI API. OpenAI is een Amerikaanse partij die gegevens mogelijk buiten de EU verwerkt. Wij sturen alleen tekstinhoud naar OpenAI, nooit jouw e-mailadres of andere identificeerbare informatie.

7. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: je mag vragen welke gegevens wij van jou hebben
• Correctie: je mag vragen om onjuiste gegevens te corrigeren
• Verwijdering: je mag vragen om jouw gegevens te verwijderen
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking
• Dataportabiliteit: je mag jouw gegevens opvragen in een leesbaar formaat

Let op: voor documenten en audiobestanden geldt dit niet, omdat wij deze direct verwijderen na verzending. Er is dan niets meer om in te zien of te verwijderen.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar: contact@docpod.nl

8. Cookies en tracking

Docpod gebruikt geen tracking cookies en geen Google Analytics.

Voor privacy-vriendelijke website statistieken gebruiken wij Plausible Analytics. Dit is een Europese, AVG-compliant dienst die geen cookies plaatst en geen IP-adressen opslaat.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• Alle verbindingen via HTTPS (SSL/TLS encryptie)
• Hosting in beveiligde EU datacenters
• Directe verwijdering van documenten en audio na verwerking
• Minimale gegevensopslag (privacy by design)
• Geen opslag van wachtwoorden (magic link authenticatie)

10. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De laatste versie vind je altijd op deze pagina. Bij grote wijzigingen sturen wij een bericht naar early access subscribers.

11. Contact en klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij omgaan met jouw gegevens? Neem contact met ons op:

E-mail: contact@docpod.nl

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat wij niet goed omgaan met jouw gegevens.